组织系统

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我们对世界的理解多半是取决于组织信息的能力。你住哪儿?你的职业是什么?你是谁?我们的回答会显示出我们的分类系统。我们住在某个国家的某省某市,我们在某行业的某公司某部门工作,我们是父母、小孩,以及兄弟姊妹,属于族谱中的某一份子。我们通过组织理解、说明以及控制。我们的分类系统如实反映出社会观点和政治观点,以及社会目的和政治目的。我们进行组织、标识,以及将信息相关联的方式,都会影响他人了解该信息的方式。

组织信息的挑战

最近几年,越来越多的注意力都放在信息组织的挑战上。从历史上看,图书馆从业人员致力于信息组织的工作,并提供访问信息的途径。但现在我们每个人都可能会变成图书管理员。这种安静而强大的演进得益于互联网的分散化力量。不久之前,组织、标识,以及提供信息存取的责任都落在图书管理员的肩上。这些图书管理员使用像杜威十进制分类法和英美编目条例(Anglo-American Cataloging Rules)这样的方法做分类、编目的工作。

当互联网成长之后,信息海量增长。今日,有多少公司的网站?有多少博客?明天有会如何?互联网提供我们发表信息的自由,因此信息组织的责任就落在每个人肩上。随着内容的增长呈指数增加,对信息的组织方式也有必要进行革新。
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眼前世界正朝向成千上万人都在发布和组织信息的方向走去。当我们在发布和组织信息时,来自信息组织的挑战就显得越来越重要,而且越来越值得重视。让我们分析组织信息的难度在哪里。
模糊性
分类系统的基础是语言,而语言本身具有模糊性。想一下“pitch”这个词,这个词有15种以上的含义:

  • 投、扔或抛
  • 防水用的沥青
  • 船只上下颠簸
  • 推销术
  • 由振动频率决定的声音元素

这样的模糊性使得分类系统的基础不稳固,我们就必须承担用户可能误会我们意思的风险。
另外,对标签的分类就更麻烦了。以常见的“番茄”这个词为例,番茄是一种红色或黄色的水果,果肉多汁,可作为蔬菜使用。植物学上属浆果类。番茄到底是水果、蔬菜,还是浆果?
异质性
异质性指的是某种东西或者一群东西是由不相关或不相同的部分所组成的。大部分的网站在很多方面都是高度异质性的。例如,网站通常可以存取文件,但网站内信息的粒度各有不同。网站也许同时展示文章和期刊或者期刊数据库。链接可能会指向网页、网页中的章节,或者其它网站。而且网站通常会提供各种不同格式的文件,也许可以找到财务新闻、产品说明、图像、视频、音频和交互式程序等等。网站是个很大的多媒体熔炉,在此你必须接受来自协调各种媒体间分类粗细的挑战。
不同观点的差异性
如果从公司网站的角度来看,网站的组织是根据内部的的部门或组织图来确定的,例如包括营销、销售、客户支持、人力资源等部门。而对于公司网站的用户而言,怎么知道要上哪儿去找产品的技术信息?要设计出可用的组织系统,必须摆脱我们自己心中组织信息的模式。要想摆脱不同观点的差异性,要把用户的研究和分析方法结合进来。用户如何手机信息?他们使用哪些标签?他们的浏览方式如何?由于认识到观点差异的重要性,所以可以通过对用户进行研究和测试,全面了解目标用户,提供多种浏览路径(pathways),这样就可以为用户提供更好的信息组织方式。
公司内部的政治文化
每个组织都有其政治文化。个人和部分经常要取得影响力或尊敬。因为信息组织固有的力量,对理解和观点的形成有重大的影响。因此为网站设计信息架构的流程,可能会涉及到政治立场的私下对决。组织系统和分类系统的选择对于用户如何看待该公司及其部门和产品有相当大的影响。

组织体系(organization scheme)

精确性组织体系
精确性组织体系相当容易设计与维护,把条目放到类别中是相当自然的事,使用起来也非常方便。下面就探讨精确性组织体系最常见的三种做法。
按字母顺序
按字母顺序是百科全书和辞典中最主要的组织体系。几乎所有非小说类书籍都会提供按字母顺序排列的索引。电话簿、百货商店目录、书店、图书馆都是按字母顺序组织内容的例子。
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按日期
某些类型的信息适合采用日期的组织方式。例如,归档的日志。历史书、杂志、日记以及电视节目表等都可以男日期的方式组织。
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按地理位置
地点通常是信息的重要特性。我们在不同地方旅行,我们关心所在地的新闻和气候,政治、社会和经济议题通常也和地区有关。此外,由于像Google和Yahoo这些公司的投资,地图作为界面,也越来越受到人们的欢迎。
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模糊性组织体系
使用模糊或主观的组织体系对信息进行分类时,会模糊掉精确性的定义。模糊性组织体系受困于语言和组织的模糊之中,更别提还会涉及到人的主观性。这种组织体系很难设计和维护,也很不好用。记得番茄吗?番茄是水果,浆果,还是蔬菜?
然而,模糊性组织体系通常比精确性组织体系更重要、更有用。以图书目录为例,可以用作者、书名或主题搜索图书。作者和书名具有精确性,而图书馆的使用者通常使用基于主题的模糊性组织体系。
人们觉得模糊性组织体系好用的理由是:我们不见得知道我们要找什么。即信息需求相当模糊,也无法说清楚。因此,一开始搜索时所找到的东西可能会影响后续的搜索方向。这种信息搜索过程会牵扯到一种联想式学习。不断搜寻,最后应该会找到东西。而且,在模糊性组织体系下进行信息搜寻,会得到意想不到的结果。这是因为模糊性组织体系采用有意义的方式把条目聚集在一起。把相关的条目组织在一起就会引发联想式学习的过程,使得用户可以做新的联想,得到更满意的结论。
按主题
以主旨或主题组织信息,是最有用且最具挑战性的做法之一。大部分的网站都提供某种按主题获取内容的途径。设计主题式组织体系时,要定义的是内容的范围,也就是用户来到网站时希望在这个网站找到的东西。
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按任务
任务导向的组织体系会把内容和应用程序组织成流程、功能或工作的集合。如果有可能预测用户想有限执行的一组任务时,这类的体系就很恰当。例如桌面软件中以任务为导向的菜单,诸如“文件”、“编辑”和“插入”菜单。对网站而言,任务导向的组织体系对电子商务网站而言是最常见的,因为它以与用户的交互为中心。如果企业网站试着想把应用服务和内容整合起来,也适用任务导向体系。
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按用户
如果网站可以界定出两组以上的典型用户,那么采用以用户为主体的体系就有它的意义。如果网站有不断重复访问的用户,他们会将网站的某个部分加入收藏夹,这种类型在以用户为主的体系下能运作得最好。如果为每位用户都指定专属的内容,这种方式也可以运作。以用户为主的体系可以是开放式或是封闭式。开放与封闭主要是指是否允许一组用户访问另一组用户的内容。
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按隐喻
隐喻可以帮助用户以熟悉的东西了解新的东西。例如电脑中的文件、文件夹、回收站等。使用隐喻设计界面时,用户能直观地了解内容和功能。此外,探索隐喻设计时,也会对网站的设计、组织和功能产生新奇和令人惊叹的想法。
当设计隐喻为主的网站时,首先要尽量选择用户熟悉的隐喻,另外隐喻也可能引起不想要的包袱和收到限制。
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混用
例如斯坦福大学网站的首页,采用的是主题式体系、用户式体系、字母索引体系,还有搜索功能。整体提供了灵活性,而不会造成困惑。
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组织结构

组织结构在网站设计中扮演无形但重要的角色。电影的具体结构是线性的,当情节采用倒叙和平行的结构时,就是非线性的。地图有空间结构。适用于网站的组织结构包括等级式、数据库模式和超文本。每一种组织结构都有其优缺点。

等级式:自上而下的做法
等级式系统中包括了分支以及上下从属关系。很长时间我们都把信息组织成等级式,族谱是等级式,地球上生命区分成界、纲和种,把书分成章、节、段、句、词等,等级式系统在我们的生活中无处不在。
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在等级式中要注意宽度和深度之间的平衡。宽度指的是等级式系统中每一层的选项数目。深度指的是等级式系统中的层数。如果层级太窄太深,用户就得选择过多的层数,才能找到他们要找的。对又宽又浅的等级系统而言,用户必须在众多的选项中进行选择,而且当他们选了一个选项后,却没看到什么内容时,就会产生不良的观感。
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数据库模式:自下而上的做法
为什么数据库结构对信息架构师而重要?因为元数据。元数据是连接信息架构和数据库结构的关键。元数据可以让我们把关系型数据库的结构运用到异质性的、非结构化的网站环境中。使用受控词表的元数据为文件和其他信息打上标签,就可以进行搜索、浏览、过滤以及动态链接。

超文本
超文本是设计信息结构中相对比较新的方法,而且是高度非线性的。连接文字、数据、图像、视频及音频数据。超文本可以按等级或非等级方式连接起来。虽然这种组织结构有很大的灵活性,但它会引擎潜在的复杂度和用户的迷惑。因为当用户在高度超文本化的网站上浏览时,很容易就会迷路。用户无法在这种网站上建立一种心智模型。
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大众分类
用户参与型系统已获得网站设计群体的关注。诸如Flickr和del.icio.us的巨大成功,展示了邀请用户参与内容分类的潜力,使得标签法(Tagging)迅速流行开来。这里标签是公开的,作为群体导航的枢纽。用户可以在对象、作者、标签及索引者之间移动。于是,把用户行为和标签系统转换成新的组织和导航系统。而且,Flickr开发了聚类算法,以重叠的标签集为照片分组。
当然,不能说大众分类强过传统的组织方法。因为任何搜索Flickr的人都会立刻发现可寻性问题,而且到目前为止,标签法只在非常有限的环境中发展,这就是我们一直以Flickr和del.icio.us为例的原因。我们还得看它是否能在更大领域的网站中获得成功
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